Если в каждый момент времени документ, который находится на предприятии, который только лишь создан или уже пребывает в конце своего пути, то есть в архиве, доступен по первому требованию и необходимости — это признак того, что организация делопроизводства построена верно. Ряд должностных лиц компании обязан иметь возможность изменения документа и его коррекции за как можно меньший отрезок времени, ведь в целом, это отражается на оперативности работы компании. Скорость формирования документов, их обработки при поступлении на предприятие тоже требует постоянного уменьшения временных затрат. Поэтому делопроизводство должно характеризоваться, как эффективный, налаженный, прозрачный процесс. Работа с документацией поэтому обязана быть как можно более автоматизированной. То же относится и к бухгалтерсокму учету, потому что его данные является источником финансовой статистики и анализа экономической деятельности любой компании. Синонимом понятия электронный бухучет на территориях СНГ стал пакет программного обеспечения 1С.
Системы электронного документооборота (аббревиатура СЭД) создают эффективную среду для функционирования предприятия, решая массу проблем с контролем оборота документов на предприятии. Электронный документооборот позволяет с помощью компьютерных технологий сформировать и в дальнейшем вести на предприятии базу электронный документации. При этом документы представляют собой файлы изображений, текстовые, видео-аудиоинформацию и файлы прочих расширений. Их использование очень удобно, так как поиск документов по различным атрибутам компьютер выполнит значительно быстрее человека, архив уже не будет иметь вид огромной библиотеки с множеством полок, занимающих значительный объем в помещении. Документооборот в электронном виде выгодно отличается от применения традиционной бумаги. СЭД могут избирательно обеспечить правами доступа к определенным категориям документов узкий круг требуемых специалистов, тем самым сохранив конфиденциальность информации на очень высоком уровне, что затруднительно при использовании бумажных документов.
Для использования систем электронного документооборота необходимо, чтобы компьютеры внутри организации были связаны между собой. Интранет — тот же интернет, с теми же ай-пи протоколами, но только ограниченный рамками виртуального пространства организации. Выход в интернет, обеспечивающий связь компании с внешними партнерами, не исключен, но при этом обязательно следует проявить осторожность и защитить конфиденциальные данные от возможного вторжения третьих лиц. Для этого применяются брандмауэры и шифровка особенно важных данных. Если учесть что на таком компьютере, словами профессионалов — сервере, будет находиться так же система и база данных бухгалтерского учета 1С, то уровень защиты должен быть на высоком уровне, потребуется дополнительное оборудование и обслуживающий персонал. Более выгодным решением для создания корпоративного сервера будет аренда такой услуги у специализированной компании U-host, подробнее на странице https://u-host.net/. Аренда сервера для 1С или размещения корпоративного портала у компании U-host.net позволит получить мощный сервер в надежной инфраструктуре и не потребует больших затрат.
Многие путают понятия интранет и корпоративный портал. Корпоративный портал — это сайт, то есть графическая оболочка, которая при помощи технологий интранета доступна в любой момент времени имеющим на то право специалистам. Основным преимуществом использования корпоративного портала есть не только возможность информирования сотрудников с одного рабочего места, но и совместная работа над полученной информацией, сокращающая время непосредственного труда и повышающая уровень взаимодействия между различными отделами компании.